サービス業向けの販売管理システムとは？

保守契約などのサービス契約を事前に登録することができるので、契約の開始日には受注伝票を自動で生成してくれます。契約締結前から登録をしておけば、将来の特定日まで処理を保留し管理する必要もなくなるので、請求の漏れ軽減に貢献してくれます。それでいて修正をすれば、受注伝票も自動で変更してくれるため、正しい売上予定や請求予定を生成できるのが強みです。

システムの中には、3ヶ月前の特定日まで遡っての、数量・単価の「遡り修正」が可能なものもあります。計上済の売上や締め済の請求であっても、訂正することなく差額を次の期間に上乗せ（もしくは減額）して自動計上してくれるので、手間をグッと減らしてくれるのは間違いありません。

サービス業向け販売システムの中には、債権管理システムと連動することで、会計処理を完璧にこなせるものもあります。サービス業販売管理システムにより自動生成された受注伝票・請求予定を基にし、債権管理システムにて請求書の発行・入金を消し込みをする仕組みです。受注伝票さえしっかり入力されていれば、漏れなく請求・入金管理をシステムが行ってくれるので、経理の負担を大幅に軽減できます。

入金処理の結果については、リアルタイムで業務に反映されるので、どの契約、どの担当者が請求書を回収できていないかを明らかにできるのもポイント。これにより、営業担当者への喚起がしやすくなるというのも、サービス業向け販売システムの持つ特徴の一つです。

サービス業向け販売管理システムでは、月次によって分解してしまった売上計上予定や、これから売り上げを計上していく予定などをさまざまな観点によって照会することで、画面への集計表示が可能です。これによって、月別やプロジェクト別などさまざまなタイプの売り上げ予定を、リアルタイムで確認できるようになりました。

また、システムの種類によっては売上計上予定を検索する方式だけにとどまらず、「営業担当者・組織」「商品集計」「得意先集計」といった、多様な切り口からの売り上げ実績の集計も可能です。今現在の売上がどうなっているのか、あらゆる切り口から確認可能になるので、会社にとってプラスとなるのは間違い無いでしょう。

ここでは販売管理システムをサービス業に導入した際の事例について紹介しています。

オフィスコンピュータからパソコンへの移行を機にシステムの改善を考えていたサービス業のO社は販売システムを導入。将来的なシステム構築をよりよくするために、効果的な運用ができる販売システムを求めていました。
サービスの狙いは「スムーズにシステムを移行する」ことと「これまでのデータの有効利用」。加えて、「メンテナンスコストの削減やデータ加工の汎用性の向上」も目指していました。そこで、運用していた販売管理システムを新しいサーバ・クライアントシステムに一新。結果的にコストを大幅に削減することに成功し、販売情報の一元管理ができるようになったことで業務の効率もアップしました。

スクラッチ開発のシステムから販売管理パッケージに移行し、販売方法に合った入力をしたいと悩んでいたサービス業のA社は販売システムを導入。これまでは日次更新をしないと営業部で売り上げ分析したくてもできませんでしたが、リアルタイムで確認できるようになりました。
タイムリーに売り上げを分析できるだけでなく、帳票をExcelデータで出力することも可能に。各部門の担当者も一緒になって業務用フローの確認やカスタマイズ開発を行ったので、移行や導入もスムーズにできました。